Porównanie przekierowań, aliasów, grup dystrybucyjnych i współdzielonych skrzynek pocztowych

Poczta e-mail w usłudze Microsoft 365 zawiera kilka typów adresów, które pozwalają zaoszczędzić czas i usprawnić współpracę. Adresy te są powiązane z planem e-mail i nie mają własnej nazwy użytkownika ani hasła do logowania.

Jane, właścicielka firmy z branży nieruchomości, zarządza zespołem pracowników. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób wykorzystuje przekierowania e-maili, aliasy, grupy dystrybucyjne i współdzielone skrzynki pocztowe do pracy ze swoim zespołem.

Przekazywanie

Przekierowanie wiadomości e-mail automatycznie dostarcza pocztę na inne konto e-mail. Gdy ktoś wyśle wiadomość na Twój adres e-mail Microsoft 365, zobaczysz ją w skrzynce odbiorczej drugiego konta.

Jane posiada zarówno osobiste, jak i służbowe konta e-mail. Aby zaoszczędzić czas poświęcany na sprawdzanie poczty e-mail, tworzy przekierowanie poczty e-mail, dzięki czemu jej profesjonalny adres e-mail Microsoft 365, jane@, jest automatycznie przekazywany na jej osobiste konto Gmail. Teraz musi tylko zalogować się do Gmaila, aby zobaczyć wszystkie swoje wiadomości e-mail.

Pseudonimy

Aliasy to dobry sposób na to, by mała firma wyglądała na większą. Alias to zupełnie inny adres e-mail dodany do skrzynki pocztowej. Wszystkie wiadomości wysłane na aliasowy adres e-mail są odbierane w skrzynce odbiorczej głównego konta e-mail.

Jane tworzy alias careers@ przy użyciu swojego głównego konta e-mail, jane@. Gdy przyszły pracownik wysyła wiadomość e-mail na adres careers@, jest ona automatycznie dostarczana na adres jane@. Gdy Jane odpowie, przyszły pracownik zobaczy wiadomość od jane@.

Grupy dystrybucyjne

Grupy dystrybucyjne oszczędzają czas podczas współpracy z grupą. Zamiast podawać adres e-mail każdej osoby z osobna, można użyć adresu grupy dystrybucyjnej, aby wysłać wiadomość e-mail do wszystkich członków grupy. Zatwierdzeni użytkownicy mogą również wysyłać wiadomości e-mail jako grupa dystrybucyjna, na przykład dla grup HR lub grup szkoleniowych. Aby dołączyć kogoś spoza domeny (np. sprzedawcę lub dostawcę), należy najpierw dodać go jako kontakt udostępniony.

Jane tworzy grupę dystrybucyjną team@, aby wysyłać wiadomości e-mail i terminy kalendarza do swoich trzech pracowników.

Współdzielone skrzynki pocztowe

Współdzielone skrzynki pocztowe zapewniają ogólny adres e-mail, do którego wiele osób może uzyskać dostęp i z którego może wysyłać wiadomości. Oferują one ulepszone funkcje współpracy, w tym dedykowane miejsce do przeglądania poprzednich wiadomości, współdzielony kalendarz i kontakty. Wymagane jest zezwolenie na dostęp lub wysyłanie jako współdzielony adres skrzynki pocztowej.

Dwóch asystentów Jane pomaga odpowiadać na ogólne pytania i odpowiadać na zapytania. Aby obie asystentki miały dostęp do poczty i mogły na nią odpowiadać, Jane tworzy współdzieloną skrzynkę pocztową questions@.

Powiązany krok

• Aby przekształcić dowolny z tych typów adresów w konto e-mail z własną skrzynką pocztową, usuń go, a następnie utwórz jako użytkownika.

Więcej informacji

• Ile kont e-mail użytkowników muszę kupić?